Aufgabenliste mit Excel erstellen – Teil 3

Im letzten dritten Beitrag erstellen wir jetzt die Aufgabenliste Step by Step.

Wir beginnen mit dem Öffnen einer neuen und leeren Arbeitsmappe. Weiterhin werden in der Exceldatei zwei Arbeits- / Registerblätter benötigt und mit der Bezeichnung Aufgabenliste sowie Einstellungen versehen.

Im Arbeitsblatt „Aufgabenliste“ wird die Liste der anzufallenden Aufgaben angezeigt. Das Arbeitsblatt „Einstellungen“ nutzen wir zur Hinterlegung der Stammdaten welches als Auswahllisten später erscheinen sollen. Insgesamt werden 3 Auswahllisten benötigt, welche wie folgt bezeichnet werden:

  • Kalenderwoche
  • Priorität
  • Kategorie

Die Auswahlliste Kalenderwoche enthält die 52 Kalenderwochen eines Jahres.

In der Auswahlliste Priorität wählen wir die Einteilung hoch / mittel / niedrig.

Für die Auswahlliste Kategorie nehmen wir die Unterscheidungsmerkmale Projekte / Sonderprojekte / Sonstiges

Für eine bessere Optik rahmen wir die einzelnen Listen in ein dezentes grau ein, die Überschriften hinterlegen wir mit einer Füllfarbe unserer Wahl.

Damit die Listen später schneller und komfortabler gefunden werden vergeben wir je Tabelle noch individuelle Namen. Hierzu muss lediglich der Bereich innerhalb einer umrahmten Auswahlliste markiert werden, ein Name ins Namenfeld geschrieben und abschließend mit Enter bestätigen werden.

In meiner täglichen Arbeitspraxis habe ich mir angewöhnt die vergebenen Namen nach einer Systematik zu vergeben. Der Name besteht aus mindestens 2 Wörtern welche durch einen Punkt getrennt sind. Ich beginne immer mit der Bezeichnung des Arbeitsblattes, in unserem Beispiel das Wort „Einstellungen“, dann folgt der Punkt und anschließend die weitere Bezeichnung, hier mit dem Namen der Kategorie.

Somit entstehen für dieses Projekt 3 Namen „einstellungen.kalenderwochen“ / „einstellungen.priorität“ / „einstellungen.kategorie„. Wenn alle Namen vergeben sind geht es zurück in das Tabellenblatt Aufgabenliste.

Zur besseren Erläuterung wird zu Beginn das Grunddesign umgesetzt. Die Gitternetzlinie werden ausgeblendet, die Zellen der Spaltenüberschriften werden in blau gehalten und die Zellen für den Bereich der Aufgabebliste werden mit feinen Rahmen versehen. Für die 4 Spaltenüberschriften werden folgende Beschriftungen gewählt.

  • KW = Kalenderwoche, wurden in den „Einstellungen“ als Auswahl definiert
  • Priorität = für die Priorisierung, wurden in den „Einstellungen“ als Auswahl definiert
  • Kategorie = für die individuelle Einordung, wurden in den „Einstellungen“ als Auswahl definiert
  • Aufgabe = dient der weiteren Beschreibung der Aufgabe

Diese Spaltenüberschriften könnne je nach belieben erweitert bzw. verändert werden. So könnte man noch eine zusätzliche Spaltenüberschrift mit Status oder Beschreibung sowie Bearbeiter einfügen. Nachdem das Basisdesign umgesetzt ist geht es jetzt an die Inhalte.

Für die aktuelle Abfrage der aktuellen Kalenderwoche wird das akutelle Datum benötigt, welches in der Zelle B2 mit der Formel heute () abgefragt wird. In der Zelle B3 wird anschließend mittels der Formel kalenderwoche () die dazugehörige Kalenderwoche angefragt.

Wer will kann die beiden Formeln auch verschachteln so dass kein Datum mehr angezeigt wird. Die Formel sieht dann wie folgt aus „=kalenderwoche(heute())„, wobei die Formel heute () lediglich zwischen die Klammern der Formel kalenderwoche () geschrieben wird. Ich habe das einmal in der Zelle B4 dargestellt.

Nachdem die Einstellung zur Abfrage der Kalenderwoche vorgenommen wurde kümmern wir uns jetzt um die Darstellung der Aufgabenliste. Die erste Zeile, in welcher wir auch die weiteren Formateinstellungen vornehmen, wird wie folgt aussehen.

Zur Auswahl der Kalenderwoche muss in der Zelle B7 die Auswahlliste mit den Kalenderwochen zur Verfügung stehen. Umgesetzt wird dies mittels der Datenprüfung was unter dem Menüfeld Daten zu finden ist.

Im folgenden Dialogfeld werden folgenden Einstellungen vorgenommen. Unter dem Punkt Zulassen wird „Liste“ ausgewählt. Unter dem Punkt „Quelle“ wird der für die Ausgabeliste der Kalenderwochen vergebene Name (einstellungen.kalenderwoche) eingegeben. Abschließend wird alles mit dem Button OK bestätigt.

In der zweiten Spalte Priorität wird jetzt die Auswahlliste der bereits angelegten Prioritätenliste (Name: einstellungen.priorität ) nach dem gleichen Vorgang eingefügt.

Zum Einfügen der erstellten Kategorieliste in der Spalte Kategorie gehen wir wieder ähnlich vor. Im Feld „Quelle“ wird dann der vergebene Name „einstellungen.kategorie“ eingeben. Als Ergebnis erhalten wir für die Spalten KW, Priorität sowie Kategorie Auswahllisten.

In der letzten Spalte Aufgabe tragen wir nur noch unsere zu erledigende Aufgabe ein.

Als letzter Punkt fehlt nur noch eine visuelle Hervorhebung und Sortierung nach der Kalenderwoche sowie der Priorität. Für die visuelle Hervorhebung wird die „Bedingte Formatierung“ von Excel genutzt. Für die Spalte KW soll die Zelle ein leichtes Rot haben wenn die Aufgabe in der aktuellen Kalenderwoche liegt. Hierzu stellen wir uns in die Zelle B7 und gehen zu START>BEDINGTE FORMATIERUNG>REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN>GLEICH.

Im anschließend angezeigten Dialogfeld wählen wir die Zelle B3 (hier wird die aktuelle Kalenderwoche ausgegeben, wählen die Farbe hellrote Füllung aus und bestätigen mit OK.

Als Ergebnis erhalten wir eine rot gefärbte Zelle wenn die Kalenderwoche in der Zelle B7 mit der aktuellen Kalenderwoche, Zelle B3, übereinstimmt.

Als nächstes widmen wir uns der Spalte Priorität. Wird die Priorität „hoch“ gewählt soll die Zelle rot gefärbt sein, wird die Priorität „mittel“ gewählt soll die Zelle gelb gefärbt werden, wird die Priorität „gering“ gewählt soll sich die Zelle in einen Grünton einfärben. Das hinteterlegen der bedingten Formatierung wird für die Zelle insgesamt dreimal durchgeführt, für jede wählbare Priorität einmal. Dazu wählen wir bei der bedingten Formatierung den Punkt „Textinhalt“ aus.
START>BEDINGTE FORMATIERUNG>REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN>TEXTINHALT

Mit OK wieder bestätigen und diesen Arbeitsvorgang für die Prioritäten „mittel“ sowie „niedrig“ wiederholen.

Als Ergebnis erhalten wir eine farblich markierte Zelle in Abhängigkeit unserer Auswahl.

Abschließend wird noch eine Sortierung der Aufgaben in der Aufgabenliste vorgenommen. Dazu füllen wir die Aufgabenliste mit den noch zu erledigenden Aufgaben. Damit auch die in der ersten Zeile hinterlegten Listen und Formatierungen in den weiteren Zeilen vorhanden sind, wird lediglich die erste Zeile (mit Inhalt) auf die anderen Zeilen kopiert und anschließend der Inhalt mit der Entfernen Taste gelöscht oder überschrieben. Für unser Beispiel habe ich die Aufgabenliste wie auf der nächsten Abbildung erweitert.

Für die Sortierung steuern wir den Menüpunkt START>SORTIEREN UND FILTERN>BENUTZERDEFINIERTES SORTIEREN an und können dort die individuellen Sortierungsoptionen einstellen.

Es öffnet sich ein Dialogfenster in welchem wir die Spalten B und C sortieren lassen. Als erstes die Spalte B in welcher die Zellwerte, also die Kalenderwochen, der Größe nach aufsteigend sortiert werden sollen. Die Spalte C (Priorität) soll nach der Priortät sortiert werden, wobei die Priorität hoch an oberster Stelle und die Priorität niedrig an letzter Stelle innerhalb der Kalenderwoche stehen soll. Dazu legen wir eine „Benutzerdefinierte Liste“ für die Sortierung an.

Da unsere individuelle Listeneinträge hier noch nicht vorhanden sind erstellen wir eine „Neue Liste“ mit unseren Listenwerten „hoch, mittel, niedrig„, fügen diese dem Auswahlfenster auf der linken Seite hinzu und bestätigen alles mit OK.

Als Ergebnis erhalten wir eine sortierte Aufgabenliste.

Werden neue Aufgaben eingetragen braucht die hinterlegte Sortierung nur noch einmal angewendet (nicht erneut eingestellt) werden. Erledigte Aufgaben werden einfach gelöscht. Werden weitere Informationen zu einzelen Projekten benötigt so bietet es sich an ein neues Registerblatt hierfür anzulegen und mit der Aufgabe in der Aufgabenliste zu verlinken.

Viel Spaß bei der Erstellung und Anwendung der Aufgabenliste.

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