In komplexen Excel-Tabellen kann es schnell unübersichtlich werden – besonders wenn zusätzliche Erklärungen oder Hinweise wichtig sind. Statt lange Texte in Zellen zu quetschen oder separate Legenden zu erstellen, gibt es eine optisch clevere Lösung: Die Erstellung eines interaktiven Info Icons direkt in der Zelle oder neben einer Tabelle.
Und so funktioniert es.
Zuerst wird ein Zeichenelement eingefügt. Gehe dazu im Menü auf „Einfügen“ > „Formen“.
In meinem Beispiel habe ich einen Kreis gewählt. Passe das Layout an und füge beispielsweise ein „i“ als Text in die Mitte vom Kreis ein. Positioniere anschließend das Icon. In meinem Beispiel möchte ich das Icon in der Spaltenüberschrift einer Tabelle nutzen.
Im zweiten Schritt wird der Hyperlink hinzugefügt. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Icon und wähle „Link“ und „Link einfügen“ aus.
Im nächsten Schritt wähle „Aktuelles Dokument“ und setze den Bezug auf das aktuelle Tabellenblatt, sowie auf die Zelle in welche sich das Info Icon befindet. In meinem Beispiel ist es die Zelle C2.
Exkurs:
Warum sollte der Zellbezug sich auf die Zelle beziehen, wo sich das Icon befindet?
Die Antwort ist simpel. Das Icon hat nach der Aktivierung einen Hyperlink. Klickt der Nutzer auf das Icon, springt man zum Zielort des Hyperlinks. Befindet sich das Icon in der Zelle C400 und der Zellbezug im Link ist A1, hüpft der Nutzer in die Zelle A1.
Ist der Hyperlink eingestellt, klickst Du anschließend auf „Quickinfo“ und gibst Deinen Text im Dialogfeld ein.
Alles mit „OK“ bestätigen und schon ist der Info-Icon mit Infofeld fertig. Fährt man jetzt mit der Maus über das Icon, erscheint nach ein paar Sekunden das eingegebene Text.
Folgende weitere Anwendungsideen für ein Info Icon gibt es
- Erklärungen zu Formeln oder Berechnungen
- Hinweise zu Datenquellen oder Aktualisierungszyklen
- Verlinkung zu externen Richtlinien oder Dokumentationen
- Kontextinformationen in Dashboards oder Berichten