Der Beitrag befasst sich mit der Problematik, dass in Berichten aus Vorsystemen (bspw. SAP) negative Zahlen mit einem nachstehenden Minuszeichen ausgewiesen werden. Werden diese Zahlen aus dem Vorsystem so übernommen, erkennt Excel diese negativen Zahlen nicht als Zahl an. Eine reibungslose Weiterverarbeitung ohne vorherige Umwandlung / Anpassung ist damit schwierig.
Zur Lösung des Problems gibt es zwei Möglichkeiten.
Zum einen sollte als erstes geprüft werden, ob der Datenextrakt aus dem Vorsystem für negative Zahlen mit einem führenden Minuszeichen erfolgen kann. Bietet sich diese Lösungsmöglickeit an, ist sie aus meiner Sicht immer zu bevorzugen. Der Datenextrakt braucht dann nicht weiter umgestellt zu werden.
Ist der erste Weg nicht möglich bietet Excel die Möglichkeit ein nachstehendes Minuszeichen für negative Zahlen an den Anfang der Zahl zu setzen.
Anhand eines einfachen Beispiels soll die Vorgehensweise kurz erläutert werden. Hierzu schreiben wir zwei Zahlen in eine Zelle und trennen diese mit einem Semikolon. Bei der letzten Zahl wird das Minuszeichen an das Ende gesetzt.
Die Zelle wird ausgewählt / markiert und anschließend wird im Menü der Punkt Daten und im Menüband der Punkt Text in Spalten ausgewählt.
Im Anschluss öffnet sich eine neue Dialogbox in welcher die Datentransformation im einzelnen genauer eingestellt wird.
Im Schritt 1 von 3 wird der erste Punkt ausgewählt. Danach wird auf den Button Weiter geklickt.
Im zweiten Schritt wird als Trennzeichen der Punkt Semikolon (mit)ausgewählt, da die Trennung der Zahlen im Beispiel mittels Semikolon erfolgt. Abschließend wird wieder auf den Button Weiter geklickt.
Im dritten Schritt wird das Datenformat auf Standard belassen und auf den Button Erweitert geklickt.
Es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Hier finden wir die Lösung bzw. die benötigte Einstellung. Falls es standardmäßig noch nicht gesetzt ist, muss der Punkt Nachstehendes Minuszeichen für negative Zahlen angeklickt / ausgewählt sein. Abschließend wird auf OK geklickt und dieses Dialogfenster schließt sich.
Wir gelangen dann wieder zum letzten Schritt und klicken hier auf Fertig stellen.
Als Ergebnis werden nicht nur die Zahlen in zwei separaten Zellen ausgewiesen werden, sondern auch das nachstehende Minuszeichen erscheint vor der Zahl.
